DELPHİN DİVA HALKLA İLİŞKİLER DEPARTMANI-2017

Soldan Sağa; Abdullah TAT, Hatice ATMACA, Mikail İSMAİLOV, Ekaterina ALVARLIOĞLU, Volkan Oğuzhan TEMEL

Delphin Diva Halkla İlişkiler Görev Tanımı

Halkla ilişkiler bir işletmenin ve kurumların bağlantı kurduğu ya da kurabileceği kimselerin anlayış, sempati ve desteğini elde etmek ve bunu devam ettirmek için yaptığı sürekli bir yönetim fonksiyonudur. Halkla ilişkiler uygulamalarında hedef olarak misafirlerin bilgilerini, fikirlerini, önerilerini, arz ve şikayetlerini öğrenerek işletme yönetimine bildirmekle yükümlüdür.

Misafir ilişkileri, genel itibariyle misafirlerin şikayetleri ile ilgilenen, memnuniyetlerini araştırıp somut bir şekilde ölçümleyen, operasyonunu ev sahibi gözüyle yürüten, yorumları ile yönetimi ve departmanları bilgilendiren, dolayısı ile otelin sürekli iyileştirme ve geliştirme faaliyetleriyle kalite altına alınması sayesinde misafirler ile çıkış sonrası ilişkilerin devam etmesini sağlayan, misafirlerin bir sonraki tatil planlarını yaparken, huzurlu bir tatil geçirecekleri, kendilerini özel hissettirecek güven duydukları yüzler görebileceklerini hissettiren kısacası sadık ya da yeniden kazanılmış misafir kavramını oluşturan ve koruyan yegane unsurdur. Sonuç olarak guest relation aslında otelin vazgeçilmez bir parçası ve diğer departmanların da eksiklerini kapatmaya çalışan destek bir departmandır.

Otellerde misafiri bilgilendirme işlerini de bu departman yürütür. Hava sıcaklıkları, deniz suyu sıcaklıklarından, oteldeki her türlü aktivitenin yer ve zaman bilgilerine kadar her türlü bilgiyi misafire ulaştırma görevi bu deparmandadır. Kısacası misafirle ilgili her türlü iş guest relation’dan sorulur.

Soldan Sağa; Abdullah TAT, Volkan Oğuzhan TEMEL, Mikail İSMAİLOV, Hatice ATMACA, Ekaterina ALVARLIOĞLU

Görev, yetki ve sorumlulukları arasında: info gruplarına otelin tanıtımı, misafirlerin karşılanması, misafir şikayet ve önerilerinde öne çıkan departmanlar tespit edilerek konunun aciliyetine göre sabah operasyon toplantısında sunulmak üzere detaylı bilgi hazırlanır, şikayetlere çözüm bulunur ve bu çalışmaların istatistiksel olarak yönetime rapor edilir. Misafir eşyasının kaybolması ve unutulması durumlarında güvenlik müdürlüğüne detaylı rapor verilerek ilgili departmanlarla birlikte sorunun çözülmesi sağlanır. A la carte restaurantlarının rezervasyonlarını, doğum günleri, evlilik yıldönümleri ve özel günler için (evlilik teklifi, özel çiçek siparişleri) organize etmek. Tesisimize gerek acente gerekse münferit olarak gelen tüm misafirlerimize tesisi tanıtan bilgiler vermek ile yükümlüdür.
Misafir anket tercümeleri, anketlerin puan, yorum ve beğenilen personel isimlerin sisteme kaydedilip rapor halinde yönetime sunulur. Misafir beklentilerinin sürekli ölçülerek kalite hedeflerinin belirlenmesini sağlar. Her gün ofiste bulunan ortak bilgi defterini okuyup takip edilmesi gereken görevleri yapmak. Görevi sadece ofis içinde değildir, alanda misafirlerle kontakt  kurmak varsa istekleri onlarla yakında ilgilenip takip etmek. Otel müdürünü verdiği sözlü ve yazılı talimatları uygulamakla yükümlüdür.

Halkla ilişkiler tesiste bulunan misafirlerin koşulsuz memnuniyetini sağlamak için uğraşır.

Halkla ilişkiler departmanı en az bir yabancı dile sahip, katılımcı, vizyon sahibi, prenzetabl, soft yönetim tarzına sahip, yenilikçi, sosyal, medeni cesareti yüksek, sempatik, tebessümü bol ve insanı rahatlatan yaratıcı, organizatör, dengeleyici, çok iyi dinleyici, bir topluluğu yönetebilen, ikna kabiliyeti yüksek, etkili konuşan ve yazma becerileri olan, analitik düşünceye sahip, sabırlı,  dikkatli, detaycı, kıvrak zekalı, pratik, insan ve doğayı seven, şık ve düzenli, evrensel değerlere sahip ve entelektüel, sosyal ve kültürel faaliyetleri yakından takip eden, kalite sistemlerini bilen, farklı görüş ve kültürlere saygılı, uyumlu işinin sorumluluklarını taşıyabilen, temsil yeteneği gelişmiş, sakin, tesis çalışanlarından patronlarına, sevgi ile koordinasyonu sağlayan kişilik,  özellik, beceri ve eğilimlerine sahip olmalıdır. Guest relation görevlisi tüm misafir ilişkilerinde saygılı ve kibar olmak mecburiyetindedir. Misafirlerimiz ile kurulan kontaklarda konuşma dili kadar beden diline de uygun davranmak asıldır. Hemen çözümlenemeyen misafir problemlerini takip ve misafire geri dönüşü sağlamak ile yükümlüdür.

Halkla ilişkiler misafir ile yönetim arasında güvenilir bir köprü, aynı zamanda tesisin dışa açılan kapısı ve sözcüsüdür.