İşinizi Planlamanın Yolları ve Verimli Çalışma

İşinizi Planlamanın Yolları Verimli çalışmanın yolları

Herkesin olmasa da çoğunluğun mesaili ya da mesaisiz bir işi var. Bu işin illa ki ücretli bir iş olması gerekmiyor. Halledilmesi gereken her durum aslında bir iş. Zaten tüm meslekler de böyle doğmuştur.  Bir ihtiyaçtan; yani halledilmesi gereken bir durumdan. Gün içerisinde işimiz yaparken zamanın bize yetmediğinden, işleri yeterince doğru planlayamamaktan ya da verimli olamadığımızdan sıkça yakınırız. Peki, işleri planlamanın yolları nelerdir? En verimli nasıl çalışırız? İşimizi yaparken bizi etkileyen olumlu ve olumsuz koşullar nelerdir? Dilerseniz şimdi bunlara bir göz atalım. Bakalım işleri nasıl doğru planlayabilir ve verimli çalışabiliriz.

İşimiz Nedir? Hedefimiz Nedir?

Öncelikle şunu unutmayalım. Bizler insanız yani canlıyız. Bu, psikolojimizin çok belirleyici olduğunu gösteriyor.  Psikolojimiz ise bulunduğumuz koşullara bağlı olarak değişiyor. Bir işi yaparken herkesin dilinde olan iki etmen var: Motivasyon ve konsantrasyon. Bu iki etmen ise doğrudan psikolojimize bağlı konular. Yaptığımız işe motive ve konsantre olmamız için öncelikle tanımlarımızı doğru yapmalıyız. Bunun için kendimize sormamız gereken ilk soru: “Neden bu işi yapıyorum?” olmalıdır. Çünkü işimizi yaparken süreç ilerledikçe yorulacağız, karmaşıklıklarla ve olumsuz durumlarla karşılaşacağız. Bu gibi durumlarda çözümler bulmak ve devam etmek için bizim o an bulunduğumuz durumun nedenini özümsememiz gerekiyor. Yani işimizin nedenini. Bu sorunun cevabı, çok değerli ya da erdemli olmak zorunda değil. “Benim para kazanmaya ihtiyacım var ve bunun için de şu anda daha iyi bir yol bilmiyorum” gibi sizinle tutarlı olabilecek bir nedenden “Bu meslekte uluslararası düzeyde bir noktaya gelmek istiyorum ve şu anda bulunduğum yer de bu hedef için bir aşama” gibi bir cümleye kadar kendinize verdiğiniz, dürüst ve net bir cevabınız olsun. Emin olun ki işinizi planlamak ve olumsuzlukların üstesinden gelmek için ilk ve gerek koşul bu cevap. Çünkü elinizde böyle bir cevap yoksa yanlış ve geçici noktalardan motivasyon sağlarsınız ve bu da iş süresince odaklanmanıza sürekli bir tehdit anlamına geliyor.

İşinizi Planlamanın Yolları Verimli çalışmanın yolları

Hedef ve Zamanlama

İşin temel psikolojik boyutuna indiğimize göre şimdi rahat bir nefes alalım ve işlerimizi planlamaya başlayalım. Bu noktada tek bir plan ve değişmez tek bir çözüm metodunun olduğu düşüncesinde olmamalıyız. Yani bilmeliyiz ki her yeni gün, beraberinde yeni planlama ihtiyaçları ile bizim ön göremeyeceğimiz farklı etmenler de getirecek. Öyleyse iki ana unsurdan yola çıkmalıyız. Hedef ve zaman.  Bir ayakkabı ustasına gittiğinizde ve kendisine beğendiğiniz bir ayakkabı modelini anlattığınızda kendisi olumlu bir yanıt verirse bu ayakkabıyı ne kadar fiyata ve kaç günde yapacağını söyler. Bu söylediği iki parametre, yalnızca sizin ayakkabınıza bağlı değildir. Ustanın elindeki işler, alacağı malzemelerin geliş süresi, tatiller, dinlenme zamanları ve sizin ayakkabınızı yapacağı süre, fiyatı ve teslim tarihini etkiler. İşte sizin işiniz de böyle. Diyelim ki yapmanız gereken 14 kalem iş var. Peki bunların sürelerini doğru ön görüyor musunuz? Doğru ön gördüğünüzü var sayalım. Ertesi gün için çalışmaya ayıracağınız süreler, bu sürelerin toplamı ile örtüşüyor mu? Beklenmedik durumlar, molalar, dikkat dağınıklıkları gibi etmenleri de hesaba kattınız mı? Yoksa ne olursa olsun o 14 kalemin tamamını yarın bitireceğim mi diyorsunuz? Peki ya bitmezse? Bitmediği zaman alternatif durumlar neler? Ya da bitiremezseniz ödeyeceğiniz bedeller, her iş kalemi için aynı mı?

İşinizi Planlamanın Yolları Verimli çalışmanın yolları

Bir hikaye ile örnek verelim. Bir insan, her gece yatarken alarmını saat 6.00’a kuruyor. Saat 6:00’da alarm çalıyor ama o alarmı susturup uyumaya devam ediyor ve 7:00- 7:30 arasında uyanıyor. Bu saatte kalktığında ise işe geç kalmıyor ama istediği şekilde kahvaltı yapamıyor. Burada iki durum söz konusu; bu kişi her gece bir hedef koyup gerçekleştiremediği için bilinçaltı onu başarısız olarak tanımlıyor ve bu da hayatının tamamına yansıyacak bir durum. Diğer durum ise neden saat 6:00’a alarm kurduğu. Eğer evde kahvaltı yapmak çok önemliyse bu konuda daha fazla çaba göstermeli. Ama eğer kahvaltı yerine uyku onu daha fazla mutlu ediyorsa ve işe zamanında gitmek ana hedefse alarmını 07:00’e kurarak hem başarısız olma psikolojisine girmeyerek hem de hedefini doğru tanımlayarak bir sonraki aşamaya geçebilir. Dolayısıyla başlangıç noktasındaki “Neden bu işi yapıyorum” sorusuna verilecek cevaptan sonra ikinci aşamada da net bir hedef ile buna uygun gerçekçi bir zaman planlamasına ihtiyaç var.

Dinlenme, Yenilenme ve Sakinlik

Her türlü eylem, fiziksel ve mental yorgunluğu beraberinde getireceği için dinlenme ve yenilenme, olmazsa olmaz ihtiyacımız. Her ne kadar klişe olsa da gerektiği şekilde anlaşılmadığı için sağlığın en başta geldiğini hatırlatalım. Sağlığımız bozulduğunda hiçbir şeyin anlamı kalmaz ya da her şeyin anlamı değişir. İkinci aşamada bahsettiğimiz dinlenme sürelerinin ön görülerek doğru planlanması da hedefe giden yolda mutlak önem taşıyor. Bu anlamda insanın herhangi bir işe dikkatini odaklama süreleri konusunda yapılan bilimsel araştırmalar var. Bu araştırmalar, nicelik anlamında farklı sonuçlar verse de nitelik olarak belli periyotlarda molalar verilmesi ve molalarda da işe dair kafa yorulmaması gerektiğini gösteriyor. Yani işinizde çok sık molalar ya da molalarda iş hakkında konuşmak ve düşünmek de doğru değil. İş sürecinde verimli dinlenme için sizi yenileyecek ve enerji yüklenen ortamdan uzaklaştırıp daha az yüklü bir şekilde geri döndürecek planlamalar yapmalısınız.

İşinizi Planlamanın Yolları Verimli çalışmanın yolları

Dinlenme ve yenilenme kadar değerli bir başka konu da sakinlik. Burada bahsetmek istediğimiz sakinlik, heyecansızlık anlamına gelmiyor. Örneğin 10 saniyede içerisinde 3 tane engelin üzerinden engelleri devirmeden geçmeniz gerektiğini düşünelim.  Burada acele ederek değil sakin ama konsantre olarak başarılı olabilirsiniz. Eğer süreye kafanızı takarsanız acele edersiniz ve belki 6 saniyede engelleri aşarsınız ama bir engeli devirebilirsiniz. Ya da engellere fazla odaklanırsanız bu sefer de siz onları geçene kadar süre dolabilir. İş yaşamı da böyle. Hemen her gün kafanızda irili ufaklı bir çok iş kalemi sayabilir ve bunlar sizi paniğe sürükleyebilir. İhtiyacınız olan tek şey ise onları kafanızdan ajandanıza dökmek ve hem sakin hem de seri biçimde bir düzene sokarak hedef tanımlarınızı yapmak. Unutmayın en zor anda bile panik hiçbir işinize yaramaz. Panik, kaygı, endişe, tedirginlik gibi duygu durumlarının yerine sizi harekete geçirecek bir rahatsızlık halini sakin ve emin bir konsantrasyona dönüştürebilirseniz yetişmeyen işlerin de neden yetişmediğine dair doyurucu bir cevabınız olur. Bu da sizi ileriye götürecek yeni bir motivasyon sağlar.

İşinizi planlamanın yolları için; işi yapma nedeni, hedef tanımı ve zaman ile son olarak dinlenme ve sakin kalmayı anlattık. Tüm bunların temelinde ve ortaklığında kendinize dürüstlük ve gerçekçilik yatıyor. İşlerinizde başarılı olmanız dileğiyle, “Hayırlı İşler ve İyi Çalışmalar”